Lägre kostnader, effektivare hantering och bättre kvalitet när KTH utvärderar första halvåret av elektroniskt fakturaflöde
Stockholm, 25 februari, 2009 – Med cirka 1 800 personer som gör inköp från ett mycket stort antal leverantörer stod KTH inför en rejäl utmaning när samtliga utgående och ingående fakturor från svenska myndigheter skulle bli e-fakturor från och med 1 juli 2008. Idag kan man konstatera att e-fakturering ger såväl högre effektivitet som bättre kontroll och kvalitet.
– Första halvåret tog vi emot och skickade cirka 1800 e-fakturor från och till andra myndigheter, säger Urban Sjöström, projektledare för införandet av e-faktura på KTH. Det gick snabbt att komma igång med e-faktureringen. Med e-faktura blir flödet både snabbare och kvaliteten ökar ytterligare. Detta för att en stor del av den manuella hanteringen helt uteblir. Vi är nu på gång att ansluta några av våra stora leverantörer, vilket kommer att ge direkt effekt på volymen. Nästa steg blir att öka trycket på fler leverantörer, så att de börjar skicka e-fakturor. Tyvärr är det än så länge relativt få privata leverantörer som är redo. Agresso var ett av de företag som utförde arbetet med att göra Sveriges myndigheter och KTH redo för hantering av elektroniska fakturor. – Det finns egentligen bara fördelar med e-fakturor, säger Stig Kjönstad, vd på Agresso AB. De ökar effektiviteten, kvaliteten och sparar både pengar och på miljön. Det är förvånansvärt att inte fler privata företag har gått över till ett e-fakturaflöde, speciellt i dessa tider när det ställs höga krav på kostnadsbesparingar. I samband med övergången till e-fakturor tog KTH ett helhetsgrepp om faktureringen så att även alla inkommande pappersfakturor digitaliseras. Tidigare hanterades inkommande fakturor av många olika instanser ute i organisationen. Idag finns en central enhet som tar emot alla de cirka 300 fakturor som dagligen kommer in till KTH. De som fortfarande är pappersbaserade scannas och integreras automatiskt in i ett centralt system. – Vi har fått ett betydligt effektivare fakturaflöde tack vare det nya systemet, säger Urban Sjöström, projektledare för införandet av e-faktura på KTH. Den centraliserade fakturahanteringen i kombination med attestering online sparar väldigt mycket tid och ökar kvaliteten betydligt. Innan förändringen befarade många att användarna skulle bli missnöjda, men vi har fått mycket positiv feedback. Då väldigt många är ute och reser är det nog tillgängligheten de flesta är särkilt nöjda med. Om KTH
KTH, Kungliga Tekniska Högskolan i Stockholm, är Sveriges största tekniska universitet och svarar för en tredjedel av landets kapacitet inom teknisk forskning och ingenjörsutbildning på högskolenivå. Totalt har KTH drygt 12 000 helårsstuderande på grund- och avancerad nivå, över 1 400 aktiva forskarstuderande samt 3 100 anställda. För mer information om KTH, vänligen besök: www.kth.se
|